Marketing & Communication

Quelles sont les bonnes pratiques RGPD pour communiquer par email ?

Par 15 juin 2020No Comments
Email RGPD

La gestion de la protection des données personnelles est une problématique récurrente en marketing. Elle est régie par le règlement général sur la protection des données (RGPD). Lors de ses opérations de communication, un marketeur a pour mission de promouvoir la marque de son entreprise, pour à la fois la faire découvrir et pour attirer de nouveaux clients. Il se doit aussi de respecter le RGPD, lorsqu’il récolte et qu’il utilise les données des prospects s’intéressant à sa marque. Qu’est-ce que le RGPD, quelles sont les bonnes pratiques en matière d’email ? On vous dit tout !

Le RGPD et l’email, deux choses différentes

Pour commencer, le RGPD ne parle pas d’e-mail. Il ne se soucie pas des canaux, mais du traitement de données personnelles. Les dispositions relatives à l’e-mail sont décrit dans une Directive Européenne de 2002 qui a été transposée dans le droit des Etats Membres, de manière assez diffuse. Ces dispositions seront complétées dans les prochains mois par un futur règlement « e-Privacy », que l’on surnomme aussi la « loi cookie ». Comme son nom l’indique, cette loi impactera principalement les pop-ups de consentement aux cookies.

En résumé, la directive fait une dissociation entre les communications emails BTOB et les communications emails BTOC :
-> BTOB : Les communications par e-mail envoyées à des entreprises ne requièrent pas de consentement préalable mais elles ouvrent un droit d’opposition (opt-out). L’opt-out, c’est lorsque le destinataire de la publicité ne s’est pas opposé à recevoir l’email. En résumé, s’il n’a pas dit “non”, c’est “oui”.
-> BTOC : Les communications par e-mail envoyées à des personnes physiques requièrent un consentement préalable (opt-in), sauf si l’e-mail a été collecté dans le cadre d’une transaction commerciale et qu’on s’en sert pour envoyer des publicités concernant un produit similaire. Dans ce cas, c’est un régime d’opt-out qui s’applique.

Comment récolter les données des utilisateurs et être conforme RGPD ?

Concrètement, quelles sont les actions à mettre en place lorsqu’une action marketing voit le jour, pour être en conformité avec le RGPD ?
Lors de la récolte des données :
-> Indiquer ouvertement qu’il y a collecte de données et la méthode d’hébergement des données.
-> Être transparent sur le traitement final des données. Et s’il y a traitement spécifique des données : consentement spécifique. La case ne doit pas être pré-cochée lors de la demande d’un consentement.
-> Permettre à chaque utilisateur de consulter et/ou de modifier les informations le concernant. Supprimer l’ensemble des données d’un utilisateur, s’il le demande. Préciser à partir de quelle date les données seront supprimées définitivement des bases de données de l’entreprise
Lors de l’envoi d’une campagne email :
-> La présence d’un lien de désabonnement dans l’emailing.
-> Le recours au double opt-in est fortement conseillé : une double case d’autorisation à cocher par l’utilisateur.
-> La mise à disposition une adresse email support de retour.

Adaptez votre stratégie de communication email et soyez 100% RGPD !

Nous l’avons vu un peu plus haut. Le RGPD et l’email sont deux choses bien distinctes. Le RGPD agit pour protéger les informations utilisateurs, et l’email est un canal de communication utilisant potentiellement ces données. Une chose est sûre, un marketeur doit s’assurer d’être en conformité au RGPD  lors de la sélection de la liste de diffusion de ses campagnes emails.

Comment communiquer les actualités de l’entreprise par email, en étant bien visible, et sans être intrusif ?

Utiliser les emails collaborateurs est une bonne option puisque la relation commerciale ou de partenariat est déjà établie entre l’expéditeur et le destinataire. L’espace de communication le plus pertinent est la signature mail. Elle est portée par le collaborateur, véritable ambassadeur de la marque. Une signature mail, unifiée et aux couleurs de l’entreprise, renforce l’image de marque de l’entreprise.

Avec un outil de gestion des signatures mails comme Boost My Mail, un seul administrateur peut créer et diffuser le même modèle de signature mail à l’ensemble de ses collaborateurs. La signature mail personnalisée avec les coordonnées professionnelles du collaborateur comprend plusieurs boutons/éléments cliquables, permettant l’autopromotion facile de l’entreprise :
– Le logo de l’entreprise, renvoie vers le site web,
– Les boutons des réseaux sociaux, engagent les destinataires à suivre les aventures de l’entreprise sur les réseaux sociaux,
– Un bandeau d’actualité vient asseoir de manière élégante la signature mail et renvoie vers du contenu à valeur ajouter (livre blanc à télécharger, évènement, conseil, etc).

 

signature email

Ainsi, chaque email collaborateur participe à la visibilité des actions marketing de l’entreprise. La solution est conforme RGPD, est hébergée par Azure Services et les données sont hébergées en France et en Europe du Nord.
– Les informations collaborateurs sont utilisées seulement pour afficher la signature mail personnalisée sur chaque email collaborateur.
– La confidentialité des emails collaborateurs est respectée. Les emails ne sont jamais stockés sur les serveurs, et ça ne risque pas de changer !
– Les statistiques issues de vos campagnes emails collaborateurs sont totalement RGPD. Elles donnent le volume de clics de chaque campagne 🙏

Ainsi, il est facile pour une solution comme Boost My Mail de s’aligner au RGPD puisqu’elle ne fait que diffuser les données qu’on lui transmet sans les exploiter. En tant que relai, Boost My Mail affiche les signatures et les campagnes sur les emails collaborateurs. Un outil de pilotage de signature mail comme Boost My Mail, c’est pouvoir communiquer là où on ne pensait pas pouvoir le faire.

Vous avez désormais toute la méthode pour rendre les emails du quotidien plus marketing tout en respectant le RGPD !